Als je bij ons onder behandeling bent, leggen we gegevens over je vast. Dat moet ook: zonder dossier kunnen we geen goede zorg leveren. Hieronder lees je welke gegevens dat zijn, waarom we ze nodig hebben, hoe lang we ze bewaren en wat je rechten zijn.
Wie verwerkt je gegevens
Helder Mondzorg is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Je vindt ons op Gansstraat 16, 3582 EH Utrecht en op Kleiweg 269A, 3051 XN Rotterdam. We zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24452349. Je bereikt ons op 030 737 0590 (Utrecht), 010 737 0177 (Rotterdam) of via info@heldermondzorg.nl.
Welke gegevens we van je vastleggen
Welke gegevens dat precies zijn, hangt af van wat we voor je doen. In de meeste dossiers staat het volgende:
- Je naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres
- Je burgerservicenummer, dat zorgverleners wettelijk moeten vastleggen
- De gegevens van je zorgverzekeraar
- Je medische en tandheelkundige gegevens: wat we hebben gezien, wat we hebben gedaan en wat we hebben afgesproken
- Je gezondheidsvragenlijst, waaronder medicijngebruik en allergieën
- Röntgenfoto’s en andere beelden van je gebit
- Afspraken, begrotingen en facturen
- Wat je zelf achterlaat via het contactformulier, per mail of via WhatsApp
Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Daar gelden strengere regels voor, en daar houden we ons aan.
Waarom we die gegevens nodig hebben
We verwerken je gegevens op vier grondslagen uit de privacywet, de AVG:
- De behandelovereenkomst. Zonder dossier kunnen we je niet behandelen. De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst, de WGBO, verplicht ons zelfs om een dossier bij te houden.
- Een wettelijke plicht. Denk aan het vastleggen van je burgerservicenummer en aan de bewaarplicht voor de administratie.
- Ons gerechtvaardigd belang. Bijvoorbeeld om je aan een afspraak te herinneren of om een openstaande rekening te innen.
- Je toestemming. Bijvoorbeeld als we je dossier bij je vorige tandarts willen opvragen, of het naar een specialist willen sturen. Toestemming die je hebt gegeven, mag je altijd weer intrekken.
Alles wat je ons vertelt valt onder het medisch beroepsgeheim. Dat geldt voor iedereen die bij ons werkt, ook aan de balie.
Hoe lang we je gegevens bewaren
Voor medische dossiers geldt een wettelijke bewaartermijn van twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in je dossier. Soms bewaren we gegevens langer, als dat nodig is om je goede zorg te kunnen blijven geven. Financiële gegevens bewaren we zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat voorschrijft. Wat je via het contactformulier stuurt en wat niet in je dossier terechtkomt, bewaren we niet langer dan nodig is om je vraag af te handelen.
Met wie we je gegevens delen
We delen zo min mogelijk, en nooit meer dan nodig. In de praktijk gaat het om:
- Je zorgverzekeraar, voor het declareren van de behandeling
- Het tandtechnisch laboratorium, als er een kroon, brug of prothese voor je gemaakt wordt
- Andere zorgverleners, zoals een kaakchirurg, orthodontist of je huisarts, en alleen als je daar toestemming voor geeft
- Onze softwareleverancier, die het patiëntendossier technisch beheert en alleen mag doen wat wij opdragen
We verkopen je gegevens niet en we gebruiken ze niet voor reclame. Buiten de Europese Economische Ruimte gaan er geen gegevens.
Hoe we je gegevens beveiligen
Alleen de mensen die je behandelen of je afspraak inplannen, kunnen bij je dossier. Iedereen die bij ons behandelt is BIG-geregistreerd en heeft beroepsgeheim. Onze systemen zijn beveiligd met persoonlijke inloggegevens en we maken back-ups. Gaat er ondanks alles toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als het jou raakt, ook bij jou.
Welke rechten je hebt
Het zijn jouw gegevens. Je mag daarom:
- Je dossier inzien en er een kopie van krijgen
- Gegevens laten corrigeren als ze niet kloppen
- Je dossier laten vernietigen, tenzij de wet ons verplicht het te bewaren
- Een eigen verklaring aan je dossier laten toevoegen als je het ergens niet mee eens bent
- De verwerking laten beperken of er bezwaar tegen maken
- Je gegevens meenemen naar een andere zorgverlener
- Gegeven toestemming intrekken, op elk moment
Doe je verzoek per mail of gewoon aan de balie. We vragen je om je te legitimeren, want we willen zeker weten dat we het aan de juiste persoon geven. Binnen één maand hoor je van ons.
Deze website
Deze website plaatst geen cookies om je te volgen en gebruikt geen analyse- of advertentiesoftware. De lettertypen staan op onze eigen server, dus daar gaat niets naartoe. Wat we wel of niet plaatsen, staat uitgebreider in ons cookiebeleid.
Vul je het contactformulier in, dan gebruiken we die gegevens alleen om contact met je op te nemen. Zet er geen uitgebreide medische informatie in; bel ons liever als het daarover gaat. Voor WhatsApp geldt dat het bericht via de servers van WhatsApp loopt; gebruik het voor korte vragen en niet voor gevoelige gegevens.
Vragen of een klacht
Heb je een vraag over je gegevens, stel hem gerust. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen
Verandert er iets in hoe we met je gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan deze pagina zie je wanneer we dat voor het laatst hebben gedaan.
